În Management (şi în Audit1), se folosesc foarte des cuvintele de eficienţă şi eficacitate.
În România acestea nu sunt pe deplin conceptualizate. Constat că aproape la fiecare seminar trebuie să mă aplec asupra lor, să le explic, pentru a putea trece mai departe la instrumente specifice Managementului de Proiect.
Dar mai întâi să vedem ce este scris în DEX.
În Dicţionarul Explicativ al limbii române, ambii termeni se confundă, adică sunt explicaţi la fel. Citez: „care produce efect (aşteptat)”.
Managementul de Proiect însă, prin literatura de specialitate, oferă explicaţii distincte celor două cuvinte, care în limba engleză sunt: effective pentru eficace şi efficient pentru eficient.
Eficienţă = a face lucrurile cum trebuie (doing things right)
Eficacitate = a face lucrurile care trebuie (doing the right things)
De aici vine ecuația:
Eficienţă + Eficacitate = Excelenţă
Adică a face cum trebuie lucrurile care trebuie (doing the right things right)
Astfel, cele două cuvinte sunt transformate în concete. Pentru a le ilustra, utilizaţi un exemplu practic:
Să presupunem că doi tipi, Horia şi Marius, sunt nevoiţi să-şi schimbe o roată la maşina proprie, datorită unei pene de cauciuc.
Horia începe imediat să scoată cricul din portbagaj şi să caute prin încercare eroare poziţia corectă unde trebuie amplasat acesta. După 10 minute, până la urmă găseşte locul exact unde trebuie amplasat cricul, continuă să ridice maşina şi să schimbe roata. După cum se observă, Horia face lucrul care trebuie, dar îl realizează anevoios. Putem spune că el a fost eficace, dar nu și eficient.
Marius pe de altă parte începe prin a scotoci prin torpedou şi portbagaj manualul, pentru a şti cu exactitate unde trebuie amplasat cricul sub masina. El chiar nu ştie unde să-l poziţioneze, aşa că vrea să facă lucrurile sigur, fără să dea greş. Din păcate, manualul este în engleză, iar asta îi dă mari bătăi de cap. Este asfinţitul zilei, iar minutele de lumină sunt foarte preţioase.
Putem spune că Marius este eficient, pentru că el face lucrurile cum trebuie, stând cât mai puţin timp sub maşină, dar el nu este eficace pentru că studierea manualului nu este absolut necesar atunci când schimbi o roată în urma unei pene de cauciuc.
Acum, dacă am avea o a treia persoană, Alex, care ar putea schimba roata utilizând paşii care trebuie şi făcând-o rapid, am putea spune că el a fost atât eficace cât şi eficient. Adică excelent!
Alt exemplu ar fi din perioada comunismului, despre care personal nu îmi aduc aminte prea bine, însă voi reda o întâmplare eficientă dar deloc eficace.
Pentru că se dorea cu orice preţ creşterea producţiei industriale, toate fabricile primeau obiective care trebuiau îndeplinite. O fabrică producătoare de cuie a primit un obiectiv deosebit de dificil de îndeplinit, peste dublul cantităţii normale care fusese produsă în trecut; dar, în mod bizar, cifra cerută era exprimată nu în număr de cuie, ci în numărul kilogramelor de cuie care trebuia produs. Problema a fost rezolvată prin fabricarea unui număr mai mic de cuie mai mari. Erau absolut inutile, dar fiind grele, îndeplineau cerinţa guvernului.
Eficient? Da. Eficace? Nu.
Să revenim la zilele noastre:
Poţi fi ocupat toată ziua cu întâlniri, telefoane, e-mailuri, etc., pentru ca la finalul zilei/săptămânii să observi ca nu ți-ai atins obiectivele. De ce oare?
Cum devenim mai eficienţi în acţiunile noastre?
Sunt două principii foarte cunoscute în Managementul Proiectelor de care ar fi bine să ţinem cont:
1. Principiul Pareto2 (sau regula 80/20). Această lege poate fi sumarizată foarte simplu: 80% din rezultate sunt efectul a 20% din efortul depus. Se poate spune că, 20% din oameni câştigă 80 % din bani; 20% din clienţi aduc 80% din venituri, etc.
În practică sunt de făcut 2 lucru simple:
- aflăm care sunt cele 20% din acţiuni care produc 80% din rezultate şi ne concentrăm asupra lor;
- aflăm care sunt cele 20% din sursele care ne cauzează 80% din probleme şi ne concentrăm pe eliminarea lor.
Cu ajutorul metodei Pareto, acţiunile asupra cărora ne vom concentra efortul, vor avea un efect de eficacitate.
2. Principiul lui Parkinson3 (deadline-urile). Acest principiu spune că percepţia asupra unei sarcini va creşte în importanţă şi complexitate direct proporțional cu timpul alocat finalizării acesteia. Adică, cu cât vei avea un deadline mai scurt pentru a termina un anumit lucru, cu atât vei fi mai eficient şi mai focalizat pe terminarea lui. Cu cât timpul alocat creşte, va creşte şi presiunea mentală asupra ta şi vei percepe respectiva sarcină mult mai grea decât este de fapt. Asta se poate traduce în felul următor: rezultatele sarcinilor cu deadline-uri mai scurte sunt aproape întotdeauna egale sau mai bune decât în cazul termenelor limită lungi.
Eu, oare cum am fost cu acest newsletter pentru dumneavoastră, eficient sau eficace?
1 Curtea de Conturi Europeană – Instituţia de Audit Extern a Uniunii Europene, oferă prin directive precise şi distincte auditarea eficienţei şi a eficacităţii
2. Economist Italian Vilfredo Pareto, a observat în 1906 că 80% din suprafaţa Italiei este deţinută de 20% din populaţie. Efectul Pareto este exins după un secol la scară largă.
3. Cyril Northcote Parkinson, istoric naval Britanic, a formulat celebra lege Parkinson, în 1957.
Varianta orginală Eficienţă vs. Eficacitate o găsiţi pe site-ul Accedio, curs Management de Proeict
